ビルを経営・運営するうえで欠かせないのが管理会社の存在です。
入居者の募集からその後の管理、物件の維持など多岐にわたる業務を一手に引き受けてくれます。
その分、管理委託費は高額になるため、「質の高い仕事を安い管理委託費で請け負ってくれる管理会社を探している」という人は多いのではないでしょうか。
この記事では、ビル管理会社について詳しくご説明しつつ、安いビル管理会社の探し方をご紹介します。
また「ビルの清掃料金」について知りたい方は、こちらで解説を行っていますのでぜひ確認してみてくださいね。
ビル管理会社とは
ビル管理会社とはオーナーさんから依頼を受けて物件の運営・維持・管理に関わる管理業務全般を行う業者のことをいいます。
清掃などの一部の業務を自ら行うオーナーさんもいますが、管理業務すべてを一人で行うのは極めて困難です。
とくに入居者への対応はオーナーさんが直接行ってしまうと角が立つ場合もあります。
そのためビル管理会社に管理委託費を支払って管理業務を任せるのが一般的です。
オーナーさんにとって良いビル管理会社とは
ビルを運営していくうえで良いビル管理会社を選ぶことは非常に重要です。
管理委託費が安いというのは良いビル管理会社の条件の一つではありますが、もう一つ大事なのがビル管理士の質です。
ビル管理会社には「ビル管理士」あるいは「ビル管理技術者」と呼ばれる人がいます。
これは「建築物環境衛生管理技術者」という国家資格を持つ人のことです。
特定用途に利用される部分の面積が3,000㎡以上（学校等は8,000㎡以上）の特定建築物を管理する場合には必ず必要な人で、ビル管理に関する様々な知識を持っています。
良いビル管理会社には優れたビル管理士がおり、物件に関して改善点を指摘してくれます。
オーナーさんにとっては非常に心強い存在なので、困ったことがあれば積極的に相談すべきといえます。
ここで良いアドバイスが得られるかどうかで、ビルの収益力や評判が大きく変わってきます。
入居者にとって良いビル管理会社とは
ビルのオーナーさんは入居者目線で考えることも大事です。
なぜならば入居者の満足度が低いビルは空室が多く収益力が下がるからです。
当然、ビル管理会社の良し悪しも入居者の満足度に影響します。
入居者にとって良いビル管理会社とは、なんといっても「対応が素早いこと」が挙げられます。
入居者とビル管理会社の接点として一番多いのがたとえば以下のように物件にトラブルが発生したときだからです。
- インターネットがつながらなくなった
- 水が出なくなった
- 火災警報器が誤作動した
入居者にとってはいずれも早急な対応が望まれるトラブルです。
そのため、担当者不在などの理由でビル管理会社の対応が遅いとイライラしてしまいます。
入居者にとって良いビル管理会社に求められることは、常に万全の体制が整っていてこうしたトラブルについて対応の遅れがないことです。
ビル管理会社の業務
ビル管理会社が行う管理業務は多岐にわたります。
当然、その一つ一つに料金が設定されていますから、管理委託費を少しでも安くしたい場合はオーナーさん自身で出来ることをやるのも一つの手です。
ビル管理会社の業務を紹介するので、オーナーさん自身で出来ることがないか探してみてください。
ビルメンテナンス
ビルメンテナンスには以下のような業務が含まれます。
＜ビルメンテナンスの業務内容＞
- 設備管理・保守
- 警備・防災
- 清掃・衛生
これらのなかでもっともコストがかかるのが清掃・衛生です。
そのためビルの規模によってはオーナーさん自ら清掃を行うこともあります。
また、警備コスト削減のため警備員兼管理人としてビルに常駐するオーナーさんもいます。
設備管理・保守
ビルには電力、空調、給排水、ボイラー、エレベーターなどといった設備があります。
いずれも経年劣化しますから入居者が安心して利用するには点検が必要です。
点検によって不具合が見つかれば修繕や補修を施すことになります。
滅多に壊れるものではありませんが、それも定期的にメンテナンスされてこそです。
当然、専門知識が必要になりますから、ビル管理会社は専門業者に外注する形をとります。
警備・防災
警備は警備員の配置とセキュリティシステムの設置・稼働が主な業務になります。
いずれも必須ではありませんが、入居者の満足度を考えればあった方がいいのは間違いありません。
防災は法定点検といって専門知識を持つ人による定期的な点検を行います。（法定点検はビル経営者に課せられた義務です）
＜主な法定点検＞
- 総合消防設備保守点検（消防法）1回／年
- 外機消防設備保守点検（消防法）1回／年
- 連結送水管耐圧試験 1回／3年
- スプリンクラー設備保守点検（消防法）1回／年
- 排煙設備保守点検（法定）1回／年
- 防火対象物定期検査（法定）1回／年
- 消防訓練 2回／年
万が一の際は入居者の命に関わりますから、いずれもしっかりと点検の実施を行い法令を遵守したビルにしましょう。
清掃・衛生
清掃・衛生には日常清掃と定期清掃という2種類の業務があります。
日常清掃とは共有部及び各テナント内の掃除を意味し、ゴミの除去や拭き上げが主な仕事です。
一般家庭で行われる日常的な掃除と大差がないためオーナーさんが自ら行うことも可能です。
一方、定期清掃は日常清掃では落としきれなかった汚れを落とすのが目的のものです。
窓や外壁といった高所の作業も含まれるので清掃業者に依頼することになります。
なお、清掃の頻度に決まりはありませんが、日常清掃なら2日に1回程度、定期清掃なら1～2ヶ月に1回程度が妥当です。
プロパティマネジメント
プロパティマネジメントはビルの収益力に直結する業務です。
＜プロパティマネジメントの業務内容＞
- 空室対策・入居者募集業務
- 入居者対応
- 請求出納業務
入居者募集から賃料の回収までのデスクワークが中心ですが、賃貸仲介業者との連携が必要になるためビル管理会社に任せるのが一般的です。
空室対策・入居者募集業務
マンションとは違いビルは戸数が少ないので1室でも空室が出てしまうとかなりの痛手になります。
そうならないために、入居者から解約の申し出があったらすぐに入居者の募集を開始しなければなりません。
その際、賃料や入居条件の見直しが必要なこともあるため、ビル管理会社と賃貸仲介業者の連携は必須です。
入居者対応
入居者対応とは入居者からの様々な要望・苦情・相談などを処理する業務です。
また、入居者に対する告知（法定点検の日時等）やマナー改善の注意喚起なども含まれます。
頻度が低いのでオーナーさんでもできる業務ですが、場合によっては入居者と口論になることも考えられます。
それを考えるとビル管理会社が間に入った方が無難です。
請求出納業務
請求出納業務とは、関係各所に対する支払い及び請求の管理業務をいいます。
公共料金の支払いや修繕費の支払いなどの他に、入居者からの賃料の回収や滞納時の催促も行います。
特に個人経営の飲食店などが入るビルでは賃料の滞納が発生しがちです。
なかには数ヶ月にわたって滞納する入居者もおり、粘り強い入金交渉を行っていくことになります。
最終的には退去勧告などで対応することになるため、関連する法律の知識が必要です。
また、決済に備えて元帳を正しく作成しなければなりませんから、簿記に関する知識も求められます。
原状回復
原状回復とは入居者が退去した後に入居前の状態に戻すことをいいます。
当然、内装工事が必要になり、オーナーさんが自ら行うのは困難といえます。
ビル管理会社も内装工事機能を持っていないことが多く大抵の場合は外注です。
資産価値の向上
外壁やエントランスホールのデザイン、共有部分のリニューアル、室内のリノベーションなど、ビルの資産価値を向上させるのもビル管理会社の重要な仕事の一つです。
とはいえ、残念なことに何も提案してくれないビル管理会社が多いのも事実です。
そのためオーナーさん自らプランを考えてビル管理会社に相談するようにしましょう。
管理費が安いビル管理会社の3条件
ご紹介した通り、ビルの管理には多くの業務があります。専門知識を必要とするものが多く、そのほとんどをビル管理会社に任せることに。
その結果、ビルの管理委託費はどうしても高くなってしまうのですが、会社によっては比較的安い料金で管理を引き受けてくれるところもあります。
仕事の質が同じであれば管理委託費を安くしたいと思うのは当然のこと。
そこで管理委託費が安いビル管理会社の3条件をご紹介します。
条件1：独立系の管理会社であること
ビル管理会社を大きく分けると、グループ系と独立系の二つがあります。
グループ系とは同じ系列の会社が不動産開発や販売を行っておりそこから仕事を貰っている会社のことです。
それに対して独立系とは系列企業からの仕事に頼らずに仕事を獲得している会社です。
一般的にはグループ系の方が規模が大きく知名度も高いので、契約したがるオーナーさんが多いようです。
しかし、実は管理委託費の安さでいえば独立系の方がおすすめです。
なぜならグループ系は系列会社から仕事が貰えるため、低価格・高サービスといった営業努力には不慣れだからです。
その点、独立系は価格面で劣ってしまっては仕事が貰えませんから、グループ系では有り得ないような安い見積もりを出してくれます。
条件2：なるべく外注に出さないこと
前述の通り、ビル管理会社は業務のほとんどを外注業者に丸投げします。
業務内容が多いので外注を使うしかないわけですが、その分管理委託費が余分にかかってしまうのも事実です。
なので、できるだけ自社で業務を完遂するビル管理会社の方が価格競争力を持っています。
清掃や警備など、とくにコストのかかる業務を自社で行っているビル管理会社であれば、すべてを外注しているところよりもかなり安くなる場合があります。
条件3：付随サービスがあること
ビルを経営していくにあたっては保険への加入や決算書作成・納税申告など、管理とは直接関係ない仕事もあります。
それに応じて取引する業者が増えていくわけですが、仮に一社にまとめることができれば総額での料金交渉が可能になります。
つまり付随サービスが多いビル管理会社の方がコスト削減には有利となるわけです。
ビル管理会社のホームページをみれば取扱業務が書かれているはずなので、どれくらいの付随サービスがあるのか、所有するビルに必要なサービスはあるのかなどをチェックしてみてください。
ビル管理会社を選ぶ際の4つのポイント
ビル管理会社を選ぶ際のポイントを4つご紹介します。
目的を明確にする
管理費を削減できることは大切ですが、そこにばかり焦点をあてないことです。
管理会社に求めることのプライオリティを明確にし、その上で管理費をどのように抑えることができるかが重要です。
そのためにも、各項目ごとの希望水準のラインを定めておくと判断しやすくなります。
業務説明がしっかりしているか
ビル管理会社は契約を締結する際に実施する業務内容の詳細についてまとめた「業務仕様書」を作成し、契約書に添付してきます。
仕様書に記載されている業務内容が詳細かつ分かりやすく説明されている場合、信頼できる管理会社であると考えられます。
また、契約書を締結する際には、業務内容以外に最低でも以下の5点について確認しておきましょう。
- 契約更新は1年ごとになっているか
- 正当な理由もなく管理会社側に有利な条件となっていないか
- 管理委託費以外の費用について根拠や内訳、支払日が明記されているか
- 作業回数や実施月について明記されているか
- 作業を再委託する場合の条件について明記されているか
コストパフォーマンスが良いか
管理費が削減できても、パフォーマンスが落ちてしまっては本末転倒というものです。
コストパフォーマンスのバランスをしっかり見極めることが重要です。
難しいかもしれませんが、コストを抑えつつ、それ以上の成果を得られる管理会社を選ぶことが理想です。
ランキングでビル管理会社を選ばない
新しいビル管理会社を探しているとき、ランキングが目にとまることもあるでしょう。
ランキングは参考になるかもしれませんが、上位だからといって必ずしも求めている内容と合致しているとは限りません。
ランキングの情報は鵜呑みにせず、参考程度にとどめておくことをおすすめします。
管理費を削減したいと思ったときにすること
管理費を削減したいと思い立っても、はじめに何をすべきか思い浮かばないこともあるでしょう。
ここでは、まずはじめに取り組むことについて解説します。
気になる管理会社の見積りをとってみる
コスト削減するために管理会社の変更を検討するならば、まず比較検討する必要があります。
そのため、気になっている変更先候補の管理会社の見積をできれば2～3社相見積もりをとってみましょう。
相見積もりをとることで、相場感やそれぞれの特徴が分かるので比較しやすくなります。
現在の契約内容を確認する
変更したい点や改善したい点、および継続していきたい点などを把握するため、現在の契約内容を確認することも大切です。
「委託契約書」や「重要事項説明書」、「総会資料」などを確認すると、現契約の内容が確認できます。
現状を正確に知ることで、実現したい理想のかたちが明確になります。
また、現契約を再確認した結果、いつの間にか省略されている作業が見つかったり、今の管理会社と交渉して改善できたりといったことがあるかもしれません。
管理委託費を下げたいならしんらいライフサービス
ここまではビル管理会社の業務やコスト削減のための3条件をご紹介してきました。
オーナーさん自らやれることもあるとはいえ、基本的にはビル管理会社に管理業務を任せることになります。
なので管理委託費の安いビル管理会社を選ぶことが収益力アップのカギだといえます。
そんな管理委託費の安いビル管理会社をお探しなら、ぜひしんらいライフサービス株式会社にご依頼ください。
しんらいライフサービスはビルの管理コスト削減に関して自信を持っております。
それはもっともコストのかかる清掃業務を自社スタッフで行うからです。
外注に丸投げしているビル管理会社と比べると圧倒的に安い料金でサービスを提供できます。
さらに、保険代理店行やリフォーム工事業、コンサルティング等も行っており、ビル経営に必要なあらゆる業務においてオーナーさんをサポートできます。
これまで数百にものぼる物件に携わってきたことでノウハウも十分にあります。
そうしたノウハウを生かしつつ、「物件の資産価値を向上させる」ということをモットーに業務にあたります。
「管理委託費を下げたい」「ビルの資産価値を上げたい」「より質の高い仕事をするビル管理会社を探している」といったオーナーさんはこれを機にぜひご検討ください。
＊引用元：https://www.shinrai-ls.co.jp/
正しくビル管理会社を選べば管理コストは下がる
この記事ではビル管理会社の業務内容と管理コストを安く仕上げるための条件についてご紹介しました。
ビルの経営にビル管理会社は欠かせない存在ですが、業務が多く多額の管理コストがかかります。
オーナーさん自らできることもあるとはいえ、それでもビル管理会社が必要なことに変わりはありません。
なので、ビルの収益力を上げるには管理委託費の安いビル管理会社をみつけることが重要です。
- 独立系の管理会社であること
- なるべく外注に出さないこと
- 付随サービスがあること
この3条件に注目してビル管理会社を探せば、きっと現状よりも管理委託費の安いビル管理会社が見つかることでしょう。
しんらいライフサービス株式会社もそういった管理委託費の安いビル管理会社の一つですから、仕事の質と料金の安さを両立させたい方はぜひお見積りだけでもお問合せください。