ビルやマンションはオーナー自ら管理しているケースは極稀で、管理会社に委託するのが一般的です。
しかし、この管理会社選びを間違えてしまうと、利益が下がるだけでなく資産としての価値まで下げてしまう可能性があります。
そこで本記事では、ビル管理会社の正しい選び方について解説。
実はビル管理会社選びにおいて、巷にあふれているランキング形式の記事はあまり参考になりません。
そのため前半では選び方について、後半では「なぜ当てにならないのか？」についても書いています。
オーナーにとってのベストを見つけ出し、今よりも利益を上げて運営を円滑にしましょう。
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ビル管理会社の選び方を知ろう！
ビルの管理会社は大まかに分けて親会社を持つ“系列系”と、親会社を持たない“独立系”の2つに分けられます。
前者の系列系は親会社の事業内容（不動産・デベロッパー／ゼネコン・その他）でさらに分かれ、それぞれに異なる特徴があります。
業務を委託するにあたって、まずはビル管理会社のタイプや特徴を知りましょう。
ビル管理会社のタイプや特徴を知る
前述のとおり、ビル管理会社は系列系（不動産・デベロッパー／ゼネコン・その他）と独立系に分けられますが、本項ではそれぞれの特徴について触れていきます。
不動産系
親会社の保有している建物について、清掃や管理等のビルマネジメントを行うのが不動産会社系列のビル管理会社です。
一社で全て行っているケースがあれば、清掃や警備などそれぞれを子会社や孫会社で行っているケースもあります。
デベロッパー／ゼネコン系
ビルではなくマンションになりますが、親会社が施工したマンションの管理を請け負っています。
親会社から建物に関する詳細な図面や様々な情報を入手できることから、構造上のトラブルがあっても対応力に優れるのがメリットです。
その他
親会社の娯楽施設等を顧客にする”商業系”や、鉄道会社が所有する駅ビル等を顧客にする“鉄道系”などがあります。
どちらも親会社のブランドが大きく、品質管理に安定感があるのが特徴です。
独立系
規模やサービス内容、特徴や技術力に至るまで管理会社ごとに異なります。
また、系列系のように大手のネームバリューがないため、低価格を前面に出している傾向があります。
主に入札や営業で管理物件を取っており、公共施設や宮内庁の管理が多いです。
地方に行くほど親会社を持たない独立系ビル管理会社が増える傾向にあります。
目的を明確にする
ビル管理会社を選ぶにあたり、「どのような業務を依頼したいのか」ということを明確にする必要があります。
ビル管理を丸々任せるなら総合管理会社、清掃管理や保安管理だけなら部分委託するといった具合ですね。
一般的にビル管理会社の業務は、清掃管理・衛生管理・設備管理・保安管理の4つから成り立っています。
まずは依頼したい業務内容をはっきりさせて、そこから候補となる会社を絞り込んでいきましょう。
実績を参考にする
目的（依頼したい業務内容）が決まったら、次はいよいよ管理会社の絞り込みを行っていきます。
そこで重要になるのが、管理会社の”実績”です。
ビル管理会社はマンパワー（技術力）に頼って運営されているため、依頼したい業務の実績把握は必須と言っていいでしょう。
もしも管理を依頼したいビルと似たような規模のビルの管理実績があるならば、判断材料の一つになる上にその会社の得意不得意が見えてくるはずです。
ビル管理会社の良し悪しを見極める3つのポイント
ビル管理会社の選び方についてある程度わかったところで、次は”良し悪し”を見極めるポイントをご紹介します。
実績があって求める条件に適合していたとしても、そのビル会社が優良かそうでないかはまた別の話です。
良し悪しを見極めるのは決して難しくないので、いくつかあるポイントをきちんと押さえて長いお付き合いとなるであろうビル管理会社を選びましょう。
業務内容についてきちんとした説明があるか
ビル管理会社は契約を結ぶ前に、「どのような業務を行うか」について定めた業務仕様書というものを作成します。
この書類は契約書に添付されるもので、契約時に業務内容について詳細な説明があれば信頼できる管理会社と判断できそうです。
また、契約書の内容で最低限確認しておくべきなのが、
- 1年毎の契約更新になっているか
- 管理会社側に特別有利な条件となっていないか
- 管理委託費以外の費用は、内訳や支払日が明記されているか
- 作業回数や実施月が明記されているか
- 作業を再委託する場合の条件が明記されているか
上記5つです。細かく見れば他にもいくつかありますが、この5つは必ず契約締結前に確認するようにしましょう。
下請けに任せず自社で施工しているか
実際の作業を下請け会社に任せているビル管理会社の場合、求めるサービス品質を得ることは難しいでしょう。
これは管理会社が現場を知らないということが最大の要因となっており、大規模なビルの場合はさらに二次、三次、四次請けとなることも珍しくありません。
現亜を知らないがゆえに建物やオーナーにとってベストな提案やサービスをすることは難しく、結果として満足度が著しく低下してしまうのです。
一方で自社施工にこだわるビル管理会社の場合、実際に建物の状態を見て、要望を聞いて、そして直接的な指示のもとで作業が進められるので安心して業務を任せられます。
また、多重請負のように中間マージンが発生しないため、コストカットを実現しつつ満足度を上げられて、まさに頼れる存在といえるでしょう。
緊急時やその他問い合わせの対応はスピーディーか
ビルやマンションでは「排水管が詰まった」というのは比較的よくある事例ですが、そうした設備の緊急事態に迅速に対応してくれる管理会社を選びましょう。
日常的なトラブルやちょっとした疑問にも丁寧に対応してくれればなお良いです。
見分け方としては問い合わせのメールや電話をしたとき、管理会社からの回答がスピーディーなのはもちろん、きちんと説明があるかどうかをチェックします。
日常業務での対応が悪ければ緊急時はもはやあてになりません。大切なビル管理を任せるのですから、妥協のない会社選びをしましょう。
費用とサービス内容のコスパの良さ
これはビル管理会社以外にも言えることですが、コストパフォーマンスが良ければ満足度は高いです。
費用が高ければ求めるサービスのレベルは上がりますし、逆に安いからといって適当な管理をされてはたまったものではありません。
バランスが重要ですが、できればかけたコスト以上の成果が得られるビル管理会社選びが理想です。
＋αの提案をしてくれるか
例えば清掃業務を委託したとして、通常であればきちんとこなしてくれれば問題ありません。
しかし、ビル管理会社とは長期の付き合いなりますから、できれば委託した業務＋αの提案力があるとなお良いです。
単純に建物の管理をするだけでなく、ビルオーナーが悩みを感じる部分に対して積極的にアプローチできるかどうかが良し悪しを見極めるポイントの一つと言えるでしょう。
ビル管理会社をおすすめランキングで選ばない理由
ここからがいよいよ本記事のテーマといえますが、ビル管理会社は巷にあふれているおすすめランキングで選んではいけません。
とはいえ、ランキングを参考にするのは問題ないですし、むしろたくさんの管理会社情報を比較できるので、「どんな管理会社があるのか」を知るにはとても有効です。
しかし、掲載されている情報を鵜呑みにすることだけは避けましょう。
ビル管理は長期的な収益力が重要
ビルやマンションの管理費用は、オーナーと管理会社が管理項目ごとに算出された見積もりを元にして、“どの設備をどのように管理するか”について話し合って決定するものです。
基本的な業務内容が同じであってもウェイトを置くポイントが違えば費用は異なり、結果として賃貸運営の利益にも影響が出てきます。
たとえそのポイントが日常清掃に該当するような小さな項目であっても、年間で見ればかかる費用に多少なりとも差が生じるはずです。
賃貸運営は長期的な収益力がとても重要ですので、「評判がいいから」「実績があるから」という理由でビル管理会社選びをすると、余計なコストを生み出して利益を目減りさせる要因になるかもしれません。
地域によって管理の内容や費用が大幅に異なる
土地が変われば人も変わるように、管理の内容や費用は地域によって大きく異なります。
そもそも日本国内のビルは都市部に集中しており、地方のビルというと商業施設や官公庁、病院程度のものです。
つまり、地方でオフィスビルの管理を得意とする会社を探すとなると選択肢自体が少なく、Web上のランキングを参考にしてもそもそも意味がありません。
上記のような理由から、これから新しくビルオーナーになる方は特に注意が必要です。
ビルオーナーの数だけ“ベストの形”がある
“ビル管理は長期的な収益力が重要”の項目でも述べていますが、管理費用はビルオーナーとビル管理会社が話し合って決定していきます。
ビル管理会社が同じでもビルオーナーが変われば管理費用は変わるため、Webで検索して出てくる費用の例は場合によっては参考にすらなりません。
ではどのようにしたら良いのかと言いますと、これは選び方の項目で触れたように“目的を明確にしたあと、各社に見積もりを出してもらう”のが最善と言えます。
その中で細かな部分まで丁寧に説明があり、悩みや要望に対して的確な答えを出してくれるビル管理会社を見つけられればパートナー選びは成功したも同然です。
ビル管理会社選びで困ったときは？
選び方がわかり、地域によって事情が大きくことなることもわかったとして、では実際にすぐ動けるかといったらそれは難しいですよね。
中にはこれから新しくビルオーナーになる方もいるでしょうし、リアルな口コミや評判といった有益な情報を必ずしもキャッチできるとは限りません。
そこで本項では、そんなビル管理会社選びで困ったときの対処法を2つご紹介します。
どちらもシンプルながら有効な方法ですので、どうしようもなくなったときはぜひお試しください。
コンサルティングサービスを利用する
ビル総合管理会社の中には、自社施工にこだわるだけでなくコンサルティングサービスを提供している会社があります。
こうしたサービスはビル管理会社として培ってきたノウハウを活用したもので、管理組合運営から大規模修繕工事に至るまで疑問点や問題点を相談してみましょう。
会社選びでコンサルティングサービスを利用するというのもおかしな話ですが、相談する中で信頼できそうか否か、良い会社かどうかが見えてくるはずです。
また、コンサルティングサービスの提供は品質に自信がある証でもあるため、まずは営業範囲内でサービスを提供している会社があるかどうかを調べてみて、該当する会社があれば見積もりを依頼してみるのもいいでしょう。
専門サイトを活用する
各社に見積もりを依頼しつつ、同時並行でできるのが専門サイトを活用する方法です。
今ひとつ手応えがない、どこもパッとしないというときにとても有効で、得意分野や専門分野を前面に出しているためとてもわかりやすいのが魅力。
専門サイトのほとんどはビル総合管理会社が運営していますが、収益ダウンや経費削減といったお金の悩みから設備の老朽化や自然災害による損壊といった建物に関する悩みまでスマートフォン一つで解決できます。
見積もりや契約手続きなど業者対応に煩わしさを感じているなら、たまにはWebで気軽に情報収集するのも良さそうです。
信頼できるビル管理会社を見つけ出そう！
地域によっては大手や評判のいいビル管理会社に依頼できない場合があり、イチから探し出すというのは本当に手間と時間がかかります。
しかし、まずはアクションを起こさないとリアクションはないので、信頼できるビル管理会社を見つけるためにも見積もりを依頼したり相談をすることが大切です。
ニーズに合ったビル管理会社と出会う時期が早ければ早いほど、賃貸運営は円滑なものになるでしょう。
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